Wikimedia Foundation·janvier 2016

Consulting IT - État des lieux et éco-système

image d'un bureau de travail
image d'un bureau de travail

Brief

Wikimedia CH est une association suisse à but non lucratif, financée principalement grâce aux donations de ses utilisateurs. Elle fait partie du mouvement international du même nom : WikimediaSon objectif premier est de donner accès à la connaissance libre à tout le monde. L’encyclopédie libre Wikipédia en est le parfait exemple.
Antistatique a été mandaté par Wikimedia CH, dans le but de réaliser un état des lieux des outils et de leur éco-système digital interne. Etant donné que les collaborateurs travaillent bien souvent à distance et bénévolement, il est important que les outils utilisés dans le cadre du travail quotidien soient simples et permettent l'efficience. Actuellement, chacun utilise ses propres outils et les procédures ne sont pas définies.
Pour commencer, nous avons réalisé une analyse afin d’établir des recommandations pour une amélioration du travail et de la collaboration.

Analyse et Étude

Pour réaliser cet audit, plusieurs outils ont été utilisés.
Tout d’abord, nous avons commencé par une série d’interviews des différentes parties prenantes. Celles-ci ont apportées un lot d’informations essentielles. Ainsi, nous avons pu mieux comprendre l’environnement dans lequel les collaborateurs évoluaient, leurs problèmes, leurs attentes mais également les solutions qu’eux-mêmes proposaient.
En parallèle aux interviews, nous avons listé les outils que Wikimedia CH utilisait afin de les analyser. Le but principal fût de clarifier si les outils répondaient vraiment aux besoins actuels des collaborateurs. De cette étude est ressorti un constat des plus important : plusieurs outils n’étaient pas utilisés dans leur but premier ou à 100% de leur potentiel.
Suite à ce constat, il était dès lors possible d’établir un lien avec le fait que les collaborateurs perdent un temps conséquent durant leurs travaux respectifs. Résoudre des problèmes liés aux outils ou à leur utilisation est, en effet, l’une des premières sources de gain de temps et donc d'efficience.
Afin de représenter visuellement cet état des lieux et l’état “idéal”, nous avons choisi d’utiliser la métaphore de la galaxie, les systèmes solaires étant les grands sujets (CRM, Site internet, Administration, Gestion des dons, etc.), les planètes les différents outils.
Galaxie des outils
État des lieux des outils de Wikimedia Suisse sous forme de galaxie

Solution proposée

Nous avons pu apporter des conseils stratégiques, grâce à notre prise de recul. Effectivement, grâce aux interviews et aux diverses analyses, nous avons pu développer une vision d'ensemble et proposer des pistes prenant en compte les différents aspects de cet organisme.
Afin d’aller vers une meilleure utilisation des outils, il était impératif pour Wikimedia CH de prendre rapidement des décisions stratégiques. 
En effet, la communauté Wikimedia a une philosophie de protection des données et surtout d’open source. Les chapitres des autres pays utilisant les mêmes outils que le chapitre suisse, le premier choix est de garder la plupart des outils actuels en se focalisant sur la mise à jour, l’organisation et l’amélioration de ceux-ci (par exemple, mettre à jour le CRM et les différents logiciels d'administration).
L’autre possibilité était de choisir une solution hébergée pour tout relier à la gestion des dons, qui est l'un des éléments central. Cette solution ne suit pas la philosophie de Wikimedia (qui préfère l'open-source) et peut se révéler coûteuse.
Wikimedia suisse - website

Nos recommandations

Les Wikis
Les wikis sont des sites internet ou des bases de données développées et utilisées en collaboration par toute une communauté d’utilisateurs.
Comme son nom l’indique, Wikimedia (tout comme Wikipédia) est basé sur des wikis. Notre recommandation est donc de garder ses wikis pour la gestion du savoir-faire, du patrimoine et des projets. En effet, cela correspond à l’identité de Wikimedia. De plus, les wikis ont été effectivement conçus pour ces tâches.
L’importance des procédures
Afin d'améliorer le fonctionnement futur de Wikimedia CH, malgré la révision des outils, il est impératif de définir les responsabilités (exemple : « À qui les questions doivent être adressées ? » ou « Qui est responsable de la maintenance ? ») et les processus.
En effet, les processus sont primordiaux pour l’onboarding, la gestion des membres et également la vie des projets.
Nous avons besoin d'une meilleure répartition des tâches et de définir qui fait quoi à quel moment.

Un membre du chapitre

Wikimédia galaxy - détails

Conclusion

Ce projet de consulting nous a permis d’apprendre à mieux connaître l’univers très intéressant qu’est Wikimedia. Et nous avons pu découvrir les challenges se cachant sous le bénévolat.
Il est également intéressant de voir que toute organisation a ses challenges et qu'il est important de prendre du temps pour définir la stratégie, les rôles, les responsabilités ainsi que les différents processus.
De plus, analyser de manière méthodique permet de faire des recommandations ne concernant pas uniquement les interfaces. L'expérience utilisateur doit être agréable aussi à ce niveau.

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