Cet article s’adresse à nos futurs clients qui se demande comment effectuer une demande d’offre pour la création d’un site web.

Comment bien communiquer et recruter une agence de design et de développement afin de recevoir de bonnes offres. Une partie du projet se joue déjà à cette étape.

Un cahier des charges fonctionnel est-il nécessaire ?

Dans le cas où nous réalisons l’étude des besoins et que le client souhaite lancer une procédure d’appel d’offre, nous n’y participons pas.

Pour beaucoup de clients, nous privilégions un workshop permettant de définir précisément les besoins à l’aide de la méthode de cartographie des besoins utilisateur « user story mapping ». Cela nous permet de proposer et discuter de priorisation ainsi que s’entendre sur chacun des besoins.

Nous pouvons également nous positionner sur un mandat de rédaction du brief.

Quel structure pour le document d’appel d’offre d’un projet web

Dans les documents d’appel d’offre, voici les points importants à aborder. Dans les cas où nous recevons un brief, nous aimons obtenir ces détails pour permettre de garantir la meilleure comparaison des offres.

Présenter l’entreprise, le projet de refonte et l’historique

C’est très intéressant pour l’agence de connaître et comprendre quel est le métier du client, comment sont-ils arrivés dans la situation actuelle (ce qui est positif, et ce qu’il faut améliorer). Il est important d’expliquer ce qui, selon votre point de vue, devrait rester sur le site actuel.

Expliquer le type de relation souhaité

Est-ce un mandat d’expertise, de production pure, Est-ce que l’agence est partie prenante dans la collaboration ou plus exécutante. Il est important de bien clarifier les rôles attendus dans le projet sur les conseils et prestations en terme technique, d’identité visuelle, d’expérience utilisateur.

Détailler comment le projet de refonte s’inscrit dans la stratégie digitale de l’entreprise

Parler de l’éco-système CRM/Promotion/Médias-sociaux etc. Et le rôle du site dans tout le chemin de conversion. Également pour les utilisateurs existants.

Détailler les objectifs quantitatifs et qualitatifs (et comment sera mesuré le succès)

Derrière une refonte, il y a toujours une volonté d’améliorer beaucoup de choses par rapport à l’existant. C’est une très bonne occasion de définir en amont comment sera mesuré la portée et le résultat de ces améliorations. Idéalement en augmentation du nombre d’inscriptions, de demandes de contacts, de temps de visite, etc. Il est également important de prioriser tous ces objectifs, mais c’est un travail qui pourra être afinné en collaboration avec l’agence.

Donner une fourchette de budget qui correspond à un retour sur investissement

Donner le budget d’entrée, c’est s’assurer les bonnes fondations pour une collaboration avec l’agence. En expliquant que vous souhaitez une offre réaliste.

Quelle structure est attendue pour l’offre

Détailler ce qui est attendu dans l’offre, ce qui va être déterminant dans le choix du partenaire et pourquoi. Afin de pouvoir comparer au mieux il est important de communiquer la structure souhaitée de l’offre.

Présentation de l’agence
Présentation des membres de l’équipe qui travailleront sur le projet
Expériences dans le domaine et/ou pour des projets similaires
Stratégie du projet
Justification de la proposition technologique
Devis détaillé
Organisation du projet (mode de collaboration et planning envisagé)
Détail et rôle des livrables intermédiaires

Expliquer la planification du processus d’appel d’offre

Donner la période permettant de poser des questions. Expliciter si les réponses sont communiquées à tous les participants et sous quel délai, puis les différentes dates de rendu. Privilégier une présentation sur place avec les membres de l’équipe plutôt que le simple envoi du dossier par e-mail.

Proposer un rendez-vous de brief et communiquer les réponses aux questions à tous les participants

Comme dans le cas d’une procédure d’appel d’offres publiques, proposer une période pour les questions puis transmettre avec les réponses à tous les participants permet une égalité de traitement. Il est aussi très apprécié d’organiser une rencontre pour le brief, permettant de faire connaissance et d’expliquer les attentes pour le projet.

Une grande expérience dans le domaine

Nous participons depuis plus de 10 ans à des appels d’offre de toutes tailles, organisations et précisions administratives. Si bien que nous pouvons également vous accompagner dans ces démarches. N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter.

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