Création d'un intranet pour la CGN

Brief

La CGN, compagnie générale de navigation, a mandaté Antistatique pour réaliser un intranet, afin de faciliter la communication interne. Sachant qu’actuellement, les collaborateurs communiquent via courrier, téléphone ou en laissant un avis sur les panneaux d’affichage, l’introduction d’un nouvel outil de gestion des connaissances et de communication est un véritable changement qu’il convient de préparer avec beaucoup d’attention.

Analyse et Étude

Le travail et donc l’environnement de chacun des collaborateurs étant très différents (dans un bureau, sur un bateau, dans un atelier, etc.), les personnes n’ayant pas accès à un ordinateur de bureau ont reçu une tablette. La prise en main d'un nouvel outil digital dans ces conditions nécessite un nouvel apprentissage.

Pour ce projet, la CGN a constitué une équipe composée de volontaires de différents secteurs. Cela a été très enrichissant pour Antistatique de pouvoir écouter et échanger avec ces différentes personnes. En effet, les lieux de travail de chacun sont spécifiques et demandent de s’adapter :

  • Quand un pilote de bateau doit consulter un horaire en étant au milieu du lac, il y a bien entendu le problème du réseau mais également des vagues et du soleil.
  • Quand un mécanicien est dans la cale, son environnement n’est pas idéal pour une tablette informatique et il n’apprécie pas forcément les petites touches.
  • Quand un éditeur de contenu souhaite rédiger une actualité, il le fait à son bureau, sur son ordinateur et non sur la tablette.

La CGN possède un grand nombre de documents (les horaires, les équipages, différentes communications, etc.) qui doivent être disponibles en tout temps et pour tout le monde.

 

Bateau

Solution proposée

Conception

Recherche utilisateurs

Nous avons réalisé tout un travail de recherche utilisateurs pour bien comprendre l’environnement dans lequel évoluent les collaborateurs de la CGN. En effet, nous travaillons avec le client et pour ceci nous avons besoin d’absorber le maximum de connaissances possible sur son domaine.

Priorisation

Un intranet peut servir à beaucoup de choses. Après avoir pris connaissance de l’environnement et des gens qui composent la CGN, nous avons dû définir et prioriser ensemble les besoins de la CGN pour en faire des fonctionnalités à intégrer. Pour ce faire, nous avons pour habitude d’effectuer un workshop intitulé “User Story Mapping”. Celui-ci nous aide à avoir une vision commune et évolutive du projet.

Accessibilité

L’une des plus grosses contraintes de ce projet est que les collaborateurs de la CGN n’ont pas tous les mêmes besoins, les mêmes habitudes face à la technologie et ne se trouvent pas non plus dans les mêmes environnements. Nous avons donc dû réaliser une Interface très facile à prendre en main que ce soit sur un bateau en mouvement ou dans un bureau. L’interface se doit d’être plaisante et agréable à utiliser quelque soit l’environnement.

 

Page d'accueil de l'intranet

Architecture de l’information

Une fois les fonctionnalités priorisées, nous avons pu réaliser l’architecture de l’information de l’intranet. La page d’accueil étant particulièrement consultée, nous avons choisi d’y mettre les liens vers les éléments les plus importants :
Les documents relatifs aux bateaux (horaires, équipage, etc.), toujours à jour
L’annuaire, afin de pouvoir contacter quelqu’un très rapidement
La fiche d'heure mensuelle mise à jour automatiquement chaque jour afin que le collaborateur puisse la consulter en tout temps.
Les dernières actualités, car l’intranet est également un outil de communication précieux

Développement

Pour un projet de cette envergure, il est important de pouvoir se reposer sur des technologies robustes. C’est tout naturellement que nous avons décidé d’utiliser le framework Symfony pour réaliser cet intranet. Non seulement par choix de sécurité, mais aussi afin de pouvoir personnaliser à volonté la plateforme pour tous les besoins spécifiques de la CGN.

Ce projet nous a permis de relever des défis plus passionnants les uns que les autres, tout en résolvant des problématiques de tous les jours pour les utilisateurs et les administrateurs de l’intranet de la CGN. Ci-dessous vous trouverez quelques exemples qui vous permettront de mieux cerner le projet et les fonctionnalités que nous avons développées.

Identification

Pour éviter aux utilisateurs de devoir se connecter manuellement, et permettre à l’administration de gérer ses utilisateurs de manière centralisée via un outil connu, nous synchronisons notre application avec le serveur LDAP de nos clients en tout temps.

 

Menu de l'intranet

Annuaire

Permettre aux utilisateurs de se contacter et d’en apprendre plus sur les rôles de chacun était indispensable. En effet, chaque collaborateur de la CGN peut avoir deux métiers, un en navigation durant la période d’été, et un au chantier naval durant la période d’hiver. Capitaines, mécaniciens, peintres, caissier ou commissaire de bord, menuisiers et tant d’autres corps de métier se mêlent dans une organisation parfois difficile à se représenter.

Nous avons donc créé un annuaire d’entreprise, permettant à chacun de facilement parcourir les différents services et d’afficher les informations détaillées de chaque collaborateur. Un champ de recherche permet aussi de rapidement trouver les informations d’une personne pour la contacter, grâce à des suggestions dynamiques (autocomplete). Il est désormais facile de mettre un visage sur un nom et de mieux connaître ses collègues !